济南市江苏商会文档管理制度

一、总则

1、为加强商会文件档案（简称“文档”，下同）管理工作，充分发挥文档作用，全面提高文档管理水平，有效地保护及利用文档,为商会建设发展服务，特制定本规定。

2、商会文档，是指商会从事相关活动直接形成的对本会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。文档分为电子文档和纸质文档。

3、文档承办部门或承办人员应保证经办文档的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)，结案后及时归档。承办人员工作变动或因故离职时应将经办的文档材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

二、文档材料的收集

1、文档材料的收集归档部门为商会秘书处。秘书处应指定专人负责承办。

2、商会发出的公文(含定稿和打印的正件、附件、批复请示、转发文件时被转发的原件)一律由秘书处统一收集。

3、单位领导、工作人员外出学习、考察、调查研究、参加有关单位召开的相关会议等活动，须将主要文件资料向秘书处文档承办员人办理归档手续。

4、商会召开会议，由秘书处指定专人将会议材料、声像档案等向文档承办员人办理归档手续。

5、文档材料的收集需由一个以上的单位、部门提供的，由主办单位、部门收集，交秘书处备案。

三、文档归档范围

1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

2、商会对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、商会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 

4、商会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5、商会职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

6、商会的大事记及反映筹备组重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

四、文档归档要求

1、遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、复印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

4、文档文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。5、对于电子文档，应以周为单位对文档进行拷贝，用专门的U盘进行存档。

五、文档管理人员职责

1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司文档的完整与安全。

六、文档的利用

1、商会文档只有内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报会长或秘书长批准后，方可借阅。

2、文档借阅的最长期限为两周；对借出文档，文档管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报秘书长处理。

3、必须严格保密，不准泄露文档材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。

4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经秘书长批准。

5、必须爱护文档，保持整洁，不准在文档材料中写字、划线或作记号等。

6、不准转借，必须专人专用。

7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知文档管理人员另行办理续借手续。